Среднесписочная численность работников. Как рассчитать среднесписочную численность работников: формулы, примеры Среднесписочная численность отчет в налоговую

Ежегодно, не позднее 20 января, ООО и индивидуальные предприниматели должны сдавать сведения о среднесписочной численности работников за предыдущий год. Причем, ИП сдают этот отчёт только при наличии работающих в штате, а юридические лица - независимо от наличия персонала. Кроме того, не позже 20 числа месяца, следующего за тем, когда организация была создана, должны быть сданы .

Считаем списочный состав за месяц

Как посчитать среднесписочную численность работников за один месяц? Приводим формулу подсчёта из Указаний Росстата: «Среднесписочная численность работников за месяц исчисляется путем суммирования списочной численности за каждый календарный день, т.е. с 1 по 30 или 31 число (для февраля - по 28 или 29 число), включая праздничные (нерабочие) и выходные дни, и деления полученной суммы на число календарных дней. Численность работников за выходные и праздничные дни признается равной той, что была в предыдущий рабочий день».

Важно: есть две категории работающих, которые, хоть и учитываются в списочной численности, но не включаются в расчёт среднесписочной численности работников. Это женщины, которые находятся в отпусках по беременности и родам и по уходу за ребенком, а также те, кто взял дополнительный неоплачиваемый отпуск для обучения или поступления в учебные заведения.

Приведём такой расчёт среднесписочной численности работников:

На конец декабря среднесписочная численность составляла 10 человек. После новогодних выходных с 11 января на работу были приняты еще 15, а 30 января уволились 5 человек. Итого:

• с 1 по 10 января - 10 чел.
• с 11 по 29 января - 25 чел.
• с 30 по 31 января - 20 чел.

Считаем: (10 дней * 10 чел.= 100) + (19 дней * 25 чел. = 475) + (2 дня * 20 чел.= 40) = 615/31 день = 19,8. Округляем до целых единиц, получаем - 20 человек.

Чтобы посчитать среднесписочную численность работников за месяц с несколькими рабочими днями, надо применить другой алгоритм. Например, ООО зарегистрировано 10 марта 2018 года, на работу по трудовому договору были приняты 25 человек, до конца марта списочный состав не менялся. Как быть в этом случае?

В Указаниях приводится такая формула: «Среднесписочная численность работников в организациях, работавших неполный месяц, определяется путем деления суммы численности списочного состава за все дни работы в отчетном месяце, включая выходные и праздничные (нерабочие) дни за период работы на общее число календарных дней в отчетном месяце».

Определяем сумму численности персонала с 10 по 31 марта: 22 дня * 25 чел.= 550. Несмотря на то, что отработано только 22 дня, сумму делим на общее число календарных дней марта, т.е. 31. Получаем 550/31 = 17,74, округляем до 18 человек.

Расчёт СЧР за отчётный период

Как рассчитать среднесписочную численность за год или другой отчётный период? В отчётности для налоговой инспекции СЧР составляют по итогам года, а для заполнения формы 4-ФСС необходимые периоды - это квартал, полугодие, девять месяцев и год.

Если год был отработан полностью, то правило подсчёта следующее: (СЧР за январь + СЧР за февраль + … + СЧР за декабрь) разделить на 12, полученный итог округлить до целых единиц. Приведём простой пример:

Списочный состав предприятия за 2018 год менялся незначительно:

• январь - март: 35 чел.;
• апрель - май: 33 чел.;
• июнь - декабрь: 40 чел.

Посчитаем среднесписочную за год: (3 * 35 = 105) + (2 * 33 = 66) + (7 * 40 = 280) = 451/12 , итого - 37,58, округляем до 38 человек.

Если же год отработан не полностью, то расчёт производится аналогично такому же за неполный месяц: независимо от количества отработанных месяцев сумма СЧР делится на 12. Из Указаний Росстата: «Если организация работала неполный год, то среднесписочная численность работников за год определяется путем суммирования среднесписочной численности за все месяцы работы и деления полученной суммы на 12».

Предположим, предприятие с сезонным характером деятельности отработало в году только пять месяцев, СЧР помесячно составила:

• апрель - 320;
• май - 690;
• июнь - 780;
• июль - 820;
• август - 280.

Считаем: 320 + 690 + 780 + 820 + 280 = 2890/12. Получаем, что средний показатель равен 241 человек.

Аналогично производится расчёт за любой другой отчётный период. Если вам нужен отчёт за квартал, то надо сложить СЧР за каждый месяц реальной деятельности и разделить полученную сумму на 3. Для расчёта за полугодие или девять месяцев полученная сумма делится на 6 или 9 соответственно.

Учёт неполного рабочего времени

В приведённых примерах мы показали, как считать списочный состав по сотрудникам, занятым полный рабочий день. А как быть, если они заняты неполный день или неделю? Снова обращаемся к Указаниям: «Лица, работавшие неполное рабочее время, учитываются пропорционально отработанному времени».

Для этого надо:

1. Выяснить количество человеко-часов, отработанных всеми сотрудниками, занятых неполное время.
2. Результат разделить на продолжительность рабочего дня, исходя из установленных норм, это будет количество человеко-дней по работающим неполное время за данный месяц.

1. Теперь показатель человеко-дней надо разделить на количество рабочих дней по календарю отчётного месяца.

Например, в ООО «Альфа» один работник занят по 4 часа в день, а второй - по 3 часа. За июнь 2018 года (21 рабочий день) они отработали вдвоём 147 часов из расчета (4 часа × 21 день) + (3 часа × 21 день)). Количество человеко-дней при 40-часовой неделе по ним в июне равно 18,37 (147/ 8). Остается разделить 18,37 на 21 рабочий день в июне, получим 0,875, округляем до 1.

Если у вас есть работники, которые заняты полный и неполный рабочий день, то чтобы получить общую среднесписочную численность за год, надо сложить их СЧР за каждый месяц по отдельности, результат разделить на 12 месяцев и округлить.

Среднесписочную численность работников в 2016 году рассчитывают следуя Указаниям, утвержденным приказом Росстата от 28.10.2013 № 428 (далее — Указания). Чтобы определить среднесписочную численность за год, используйте формулу:

В случаях, когда фирма вела деятельность неполный год (например, была зарегистрирована летом), данный показатель нужно рассчитывать аналогично. То есть все равно среднесписочную численность за все месяцы нужно разделить на 12 (п. 81.10 Указаний). В свою очередь, чтобы вычислить в 2016 году среднесписочную численность за месяц, применяют формулу:

Среднесписочная численность в 2016 году сотрудников, занятых полный день, рассчитывается так:

Среднесписочную численность работников рассчитывают на основании списочной численности. При этом в списочную численность включают всех, кто трудится по трудовому договору и выполняет постоянную, временную или сезонную работу. Полный список лиц, включаемых в списочную численность, указан в пункте 79 Указаний. В том числе надо учитывать тех, кто болеет, находится в командировке, заключил трудовой договор и работает на дому (надомники) или принят на работу с испытательным сроком.

А вот перечень лиц, которых в расчет включать не нужно, указан в пунктах 80 и 81.1 Указаний:

• внешние совместители;
• граждане, выполняющие работу по договорам гражданско-правового характера;
• собственники самой организации, не получающие заработную плату;
• сотрудницы, находящиеся в отпуске по беременности и родам или в отпуске по уходу за ребенком;
• те, кто поступает учиться и находится в отпуске без сохранения зарплаты для сдачи вступительных экзаменов;
• те, кто переведены на работу в другие организации, если за ними не сохраняется заработная плата, а также направлены на работу за границу;
• лица, направленные компанией на обучение в образовательные учреждения с отрывом от работы и получающие стипендию за ее счет;
• граждане, которые подали заявление об увольнении и прекратили работу до истечения срока предупреждения или прекратили работу без предупреждения работодателя;
• лица, с которыми заключен ученический договор с выплатой в период ученичества только стипендии;
• работники, находящиеся в неоплачиваемом учебном отпуске.

Чтобы определить среднесписочную численность работников, отработавших неполный рабочий день, нужно выяснить общее количество человеко-дней, отработанных этими работниками. Показатель для каждого работника рассчитывают так:

Полученное количество человеко-дней, отработанных сотрудником, нужно умножить на число отработанных дней в месяце.

Нормативная продолжительность рабочего дня зависит от принятого количества рабочих часов в неделю. Это следует из пункта 81.3 Указаний. Для удобства мы привели показатели в табл. 2 ниже. К примеру, при пятидневной рабочей неделе общей продолжительностью 40 часов, человеко-часы нужно делить на 8.

Количество рабочих часов в неделе	Продолжительность рабочего дня при 5-дневной рабочей неделе	Продолжительность рабочего дня при 6-дневной рабочей неделе
	8 (40 ч: 5 дн.)	6,67 (40 ч: 6 дн.)
	7,2 (36 ч: 5 дн.)	6 (36 ч: 6 дн.)
	4,8 (24 ч: 5 дн.)	4 (24 ч: 6 дн.)

После того как определено количество человеко-дней, можно посчитать среднесписочную численность работников, занятых неполный день:

Порядок учета отдельных категорий сотрудников при расчете среднесписочной численности в 2016 году представим в виде таблицы

	Как учитывается численность
Обычные штатные сотрудники (в т. ч. сотрудники на испытательном сроке)
Сотрудники, принятые для замещения отсутствующих сотрудников (например, женщины, находящейся в декретном отпуске)	Количество таких сотрудников учитывается полностью
Сотрудники, с которыми заключены срочные трудовые договоры	Количество таких сотрудников учитывается полностью
Внутренние совместители	Учитываются при расчете как одна единица
Внешние совместители
Сотрудники на больничном
Сотрудники в отпуске (ежегодном или дополнительном)	Количество таких сотрудников учитывается полностью (независимо от фактически отработанного времени)
Сотрудники, которые находятся в отпуске без сохранения зарплаты (независимо от длительности отпуска)	Количество таких сотрудников учитывается полностью (независимо от фактически отработанного времени)
Сотрудники, которые находятся: - в декретном отпуске; - в отпуске в связи с усыновлением новорожденного ребенка; - в отпуске по уходу за ребенком
Командированные сотрудники, если за ними сохраняется средний заработок (в т. ч. при краткосрочных загранкомандировках)	Количество таких сотрудников учитывается полностью
Сотрудники-надомники	Количество таких сотрудников учитывается полностью
Сотрудники, которым по законодательству установлена сокращенная продолжительность рабочего времени (несовершеннолетние, инвалиды I и II групп, сотрудники вредных производств и т. д.)	Количество таких сотрудников учитывается полностью
Сотрудники, которые заняты неполный день или неделю (в соответствии с трудовым договором или с их согласия)
Сотрудники, переведенные на неполное рабочее время по инициативе администрации (без письменного согласия)	Количество таких сотрудников учитывается полностью
Сотрудники, временно направленные из других организаций (если за ними не сохраняется средний заработок по основному месту работы)	Количество таких сотрудников учитывается полностью
Штатные сотрудники, с которыми дополнительно заключены гражданско-правовые договоры
Внештатные сотрудники, с которыми заключены договоры подряда и другие гражданско-правовые договоры
Предприниматели, с которыми заключены договоры подряда, возмездного оказания услуг и другие гражданско-правовые договоры	Количество таких сотрудников прирасчете не учитывайте
Сотрудники, совмещающие работу с обучением и находящиеся в учебном отпуске с сохранением среднего заработка	Количество таких сотрудников учитывается полностью
Сотрудники, совмещающие работу с обучением и находящиеся в отпуске за свой счет	Количество таких сотрудников прирасчете не учитывайте
Сотрудники, которым предоставлен отпуск за свой счет в связи со сдачей вступительных экзаменов в вуз, училище и т. п.	Количество таких сотрудников прирасчете не учитывайте
Сотрудники, направленные на обучение (повышение квалификации, получение новой профессии) с отрывом от производства (если за ними сохраняется средний заработок)	Количество таких сотрудников учитывается полностью
Граждане (военнослужащие и лица, отбывающие наказание в виде лишения свободы), привлеченные для работы согласно специальным договорам с государственными организациями на предоставление рабочей силы и учитываемые всреднесписочной численностиработников
Сотрудники, переведенные на работу в другую организацию, если за ними не сохраняется зарплата, а также направленные на работу за границу	Количество таких сотрудников прирасчете не учитывайте
Граждане, с которыми заключен ученический договор на профессиональное обучение (с выплатой стипендии)	Количество таких сотрудников прирасчете не учитывайте
Сотрудники, подавшие заявление об увольнении и прекратившие работу до истечения срока предупреждения или прекратившие работу без предупреждения администрации	Количество таких сотрудников прирасчете не учитывайте с первого дня невыхода на работу
Собственники организации, не получающие зарплату	Количество таких сотрудников прирасчете не учитывайте
Члены кооператива, не заключившие трудовых договоров с организацией	Количество таких сотрудников прирасчете не учитывайте
Студенты и учащиеся образовательных учреждений, работающие в организациях в период производственной практики, если они зачислены на рабочие места (должности)	Количество таких сотрудников учитывается полностью

Пример
Компания ООО «Эклер» зарегистрирована 15 октября и с момента создания применяет упрощенную систему налогообложения. В организации установлена 40‑часовая пятидневная рабочая неделя (продолжительность рабочего дня составляет 8 часов). Списочная численность сотрудников, работающих по трудовому договору полный рабочий день, составила:

В октябре и ноябре в компании ООО «Эклер» отсутствовали сотрудники, работавшие неполный рабочий день. А 1 декабря был принят на условиях сокращенного рабочего дня помощник бухгалтера. В декабре он отработал по 4 часа 23 дня.

Рассчитаем по итогам года среднесписочную численность работников ООО «Эклер» следующим образом.

1. Месячная среднесписочная численность сотрудников, которым установлен полный рабочий день, равна:

В октябре — 9,87 чел. (18 чел. × 17 дн. : 31 дн.);
- в ноябре — 19,66 чел. (18 чел. × 20 дн. + 23 чел. × 10 дн.) : 30 дн.;
- в декабре — 23 чел. (23 чел. × 31 дн. : 31 дн.).

2. Месячная среднесписочная численность сотрудников, которым установлен неполный рабочий график, равна:

В декабре — 0,5 чел. (4 чел.-ч. × 23 дн. : 8 ч. : 23 дн.).

3. Месячная среднесписочная численность всех сотрудников равна:

В октябре - 9,87 чел.;
- в ноябре — 19,66 чел.;
- в декабре — 23,5 чел. (23 чел. + 0,5 чел.).

4. Среднесписочная численность сотрудников фирмы «Эклер» за год равна:

(9,87 чел. + 19,66 чел. + 23,5 чел.) : 12 = 4,42 чел.

Ежегодно по состоянию на 1 января организации и ИП с работниками составляют отчет о среднесписочной численности за прошедший год.

11.01.2016

Сведения нельзя причислить ни к налоговой отчетности, ни к бухгалтерской. Однако они необходимы инспекторам ФНС, чтобы понять, в каком виде налогоплательщику надлежит отчитываться - в электронном или бумажном.

За неподачу сведений установлена ответственность:

• штраф на налогоплательщика 200 руб. (п.1 ст.126 НК);
• штраф на должностных лиц 300÷500 руб. (п.1 ст.15.6 КоАП).

Форма отчета

Отчет короткий - вся информация умещается на одной странице. Форма его утверждена приказом ФНС от 29.03.07 №ММ-3-25/174@.

После обычных полей для ИНН, КПП, наименования налогоплательщика идет поле даты, по состоянию на которую представляются сведения. К примеру, при подаче сведений за 2016 год в нем нужно будет указать 01.01.2017. Ниже расположено поле для показателя среднесписочной численности (далее - ССЧ).

ССЧ показывают в целых числах. Округлять дробь нужно по общим правилам математики: если первый знак после запятой меньше 5, то он отбрасывается, если больше - знак до запятой увеличивается.

Сдать сведения можно как на бумаге, так и через интернет - ограничений нет. Срок - 20 января года, следующего за отчетным, а для вновь созданных организаций - 20 число следующего за созданием месяца.

Головные компании составляют общий отчет, включая в него сотрудников обособленных подразделений (Письмо Минфина от 14.02.12 №03-02-07/1-38).

Из Указаний следует, что для расчета ССЧ за год нужно складывать ССЧ за каждый месяц. При этом делитель равен 12 в любом случае - даже если компания образована в конце года.

Разберемся, что входит в понятие ССЧ - средней списочной численности работников.

Речь идет о списке сотрудников, в том числе принятых временно или на сезон, которые в рабочее время присутствуют на своих рабочих местах либо отсутствуют по определенным причинам. К «уважительным» причинам, когда сотрудник не выбывает из списка, относятся:

• командировка (независимо от длительности);
• больничный;
• отпуск (очередной или административный);
• надомная работа.

• лица, находящиеся в отпуске по уходу за ребенком или в декрете (п.81.1 Указаний);
• сотрудники, обучающиеся с отрывом от производства, с которыми заключен ученический договор (пп. «д» п.80 Указаний);
• сотрудники, которые взяли отпуск за свой счет для сдачи вступительных экзаменов в учебном заведении (п.81.1 Указаний).

Кроме того, не участвуют в расчете:

• внешние совместители (пп. «а» п.80 Указаний);
• внештатные сотрудники, работающие по договорам ГПХ (пп. «б» п.80 Указаний);
• учредители, если не состоят в штате и не получают зарплаты (пп. «ж» п.80 Указаний).

Итак, для расчета ССЧ за месяц нужно сложить списочную численность (СЧ) сотрудников за каждый календарный день и результат разделить на число календарных дней. Численность в нерабочие (праздничные, выходные) дни такая же, как в предшествующий рабочий день.

Пример 1

Списочная численность сотрудников ООО на 1 апреля составила 12 человек. 5 апреля приняли еще одного работника, а 18 числа двоих уволили. Определим ССЧ за апрель.

Дата	1.04	2.04	3.04	4.04	5.04	6.04	7.04	8.04	9.04	10.04	11.04	12.04	13.04	14.04	15.04	16.04	17.04	18.04	19.04	20.04	21.04	22.04	23.04	24.04	25.04	26.04	27.04	28.04	29.04	30.04
СЧ, чел.	12	12	12	12	13	13	13	13	13	13	13	13	13	13	13	13	13	13	11	11	11	11	11	11	11	11	11	11	11	11

ССЧ апрель = (12 чел. × 4 дн. + 13 чел. × 14 дн. +11 чел. × 12 дн.) : 30 дн. = 12,07 чел.

В компании могут быть частично занятые сотрудники, работающие, к примеру, три дня в неделю или неполный рабочий день. Если неполная занятость согласована с администрацией и закреплена в трудовом договоре, то ССЧ по таким сотрудникам считается отдельно.

		Количество часов, отработанное
ССЧ месяц		Частично занятыми сотрудниками		Число
по частично занятым		за месяц, час.		рабочих дней
сотрудникам		Продолжительность рабочего дня		в месяце
		В организации, час.

Тогда общую ССЧ за месяц по организации рассчитывают по формуле:

Пример 2

Дополним условия примера 1. ООО работает на пятидневке с 8-ми часовым рабочим днем. 8 апреля была принята техничка на неполный рабочий день. Напомним, что в апреле 2016 г. 21 рабочий день. Рассчитаем общую ССЧ за апрель.

ССЧ месяц частично занятых сотрудников: ((4 час. × 16 раб.дн.) : 8 час.) : 21 раб.дн = 0,38 чел.

ССЧ апрель: (12,07 чел. + 0,38 чел.) = 12,45 чел.

Таблица. Продолжительность рабочего дня

Среднесписочная численность работников: общий порядок и формула расчета

При расчете среднесписочной численности следует руководствоваться порядком, который Росстат предписывает применять для заполнения статистической формы П-4. Этот порядок утвержден приказами Росстата:

• от 28.10.2013 № 428 — для применения за периоды 2015-2016 годов (в т. ч. для составления отчетности по численности для ИФНС за 2016 год);
• от 26.10.2015 № 498 — для использования в 2017 году;
• от 22.11.2017 № 772 — начиная с 2018 года.

Общую формулу расчета среднесписочной численности работников за год можно представить следующим образом (п. 79.7 указаний Росстата №772):

СрЧ год = (СрЧ 1 + СрЧ 2 + ... + СрЧ 12) / 12,

СрЧ год — это среднесписочная численность за год;

СрЧ 1, 2 и т. д. — среднесписочная численность за соответствующие месяцы года (январь, февраль, ..., декабрь).

В свою очередь, для расчета среднесписочной численности работников за месяц нужно просуммировать списочную численность за каждый календарный день месяца, включая праздники и выходные, и разделить эту сумму на число календарных дней этого месяца.

Среднесписочная численность вновь созданной организации: важная особенность

Вновь созданные организации при расчете суммируют среднесписочную численность за все отработанные в соответствующем году месяцы и делят полученную сумму на 12, а не на количество месяцев работы, как можно было бы предположить (п. 79.10 указаний Росстата № 772).

Например, организация создана в сентябре. Среднесписочная численность работников в сентябре составляла 60 чел., в октябре — 64 чел., в ноябре — 62 чел., в декабре — 59 чел. Среднесписочная численность работников за год составит 20 человек:

(60 + 64 + 62 + 59) / 12.

О процедуре подачи сведений о среднесписочной численности в налоговую читайте в статье «Подаем сведения о среднесписочной численности работников» .

Списочная численность работников: что это и как ее посчитать

Списочная численность — это численность персонала организации на определенный календарный день месяца. В нее включаются все работники, с которыми заключены трудовые договоры, включая временных и сезонных. Причем не только те, кто фактически отработал этот день, но и те, кто отсутствовал на работе, например, был в командировке, на больничном, в отпуске (в т. ч. за свой счет) и даже прогулял работу (полный перечень см. в п. 77 указаний Росстата № 772).

• внешние совместители;
• работающие по договорам ГПХ;
• собственники, не получающие в организации зарплату и др.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Работницы, находящиеся в декрете или «детских» отпусках, в общем случае включаются в списочную численность, но не учитываются в среднесписочной. Но если они трудятся неполный день или на дому с сохранением пособия, с 2018 года , в ССЧ их учитывают (п. 79.1 указаний Росстата № 772).

Как учитывать работников неполного дня

Здесь все зависит от того, на каком основании применяется неполная занятость.

Если неполный рабочий день — инициатива работодателя или требование закона, таких работников считают за полную единицу. А если неполное время установлено трудовым договором, штатным расписанием или с письменного согласия работника, то пропорционально отработанному времени в следующем порядке (п. 79.3 указаний Росстата № 772):

1. Рассчитывают общее количество отработанных человеко-дней. Для этого делят отработанные человеко-часы на продолжительность рабочего дня, исходя из длительности рабочей недели:

• при 40-часовой рабочей неделе — на 8 часов (при 5-дневной рабочей неделе) или на 6,67 часа (при 6-дневной);
• при 36-часовой — на 7,2 часа (при 5-дневной рабочей неделе) или на 6 часов (при 6-дневной);
• при 24-часовой — на 4,8 часа (при 5-дневной рабочей неделе) или на 4 часа (при 6-дневной).

1. Определяют среднюю численность не полностью занятых работников за отчетный месяц в пересчете на полную занятость. Для этого делят отработанные человеко-дни на число рабочих дней по календарю в отчетном месяце. При этом за дни болезни, отпуска, неявок в число отработанных человеко-часов условно включаются часы по предыдущему рабочему дню.

Поясним на примере (для обычной 40-часовой 5-дневной рабочей недели).

В организации 7 работников в октябре были заняты неполное рабочее время:

• четверо работали 23 дня по 4 часа, их считаем как 0,5 человека (4,0: 8 часов);
• трое — по 3,2 часа в день 23, 15 и 10 рабочих дней соответственно — это 0,4 человека (3,2: 8 часов).

Тогда средняя численность составит 2,8 чел.:

(0,5 × 23 × 4 + 0,4 × 23 + 0,4 × 15 + 0,4 × 10) / 22 рабочих дня в октябре.

О том, какой может быть продолжительность рабочего времени, читайте в материале «Нормальная продолжительность рабочего времени не может превышать?» .

Итоги

Расчет среднесписочной численности работников осуществляется всеми работодателями и ежегодно сдается в ИФНС. С 2018 года вступили в силу обновленные правила расчета среднесписочной численности сотрудников, утвержденные приказом Росстата № 772.